Privacy and Personal Data Protection Policy.
Prime School International explains how personal data is collected, used, stored, protected and, where necessary, shared as part of its educational, administrative, admissions, communication and institutional activities.
Clear protection for families.
This policy sets out how Prime School International handles personal data transparently and responsibly, with particular care for children and young people.
01Who we are and why this notice exists
Prime School is the name of the schools. Estoril and Sintra share the same tax number. The organisation responsible for personal data is the company of each campus:
| Campus | Controller |
|---|---|
| Estoril International Anglo American School Rua Antoine de Saint-Exupéry, s/n, Alapraia, 2765-043 Estoril | Springdomain, Lda. NIF 510133673 Registered office: Rua Mestre Neves, n.º 20, 2710-422 Sintra |
| Lisbon Heritage International School of Lisbon Rua Carlos Lobo d’Ávila, n.º 4, 1700-099 Lisboa | Young Criterion, Lda. NIF 515982830 |
| Sintra Infanta D. Maria de Portugal – Prime School of Portugal Rua Mestre Neves, n.º 20, Portela de Sintra, 2710-422 Sintra | Springdomain, Lda. NIF 510133673 The same entity as Estoril |
The website www.primeschool.pt is operated by Springdomain, Lda. A message about Lisbon is handled by Young Criterion, Lda. A message about Estoril or Sintra is handled by Springdomain, Lda.
This notice explains how the school collects, uses and keeps personal data about current pupils, former pupils and applicants, and about parents, guardians or carers. Staff receive their own notice with the employment contract.
It applies together with the education contract, the image-consent form and the camera notices displayed at school. It may be updated so that it stays in line with the law.
02What information is collected about pupils and parents
The school may use:
- names and contact details of the pupil, the parents, the person who pays fees, and the person to call in an emergency;
- date of birth and the identity documents needed for enrolment;
- previous schools, attendance, behaviour, assessments, reports and examination results;
- health information, allergies, medication needed for the pupil’s safety, learning-support needs and, where it matters for that support, information about how the family is organised;
- correspondence with the family;
- fee and payment details;
- photographs and film of school activities;
- images from the security cameras.
For ordinary school life the school does not ask for religion, ethnicity or biometric data. Pupils are not identified by fingerprint or facial recognition.
03How the school collects information
In most cases the family provides the data. Data may also come from a previous school, from a professional who supports the pupil, or from an authority, where the law allows it.
The main routes are the application and enrolment, daily school life, the school management system, the pupil’s school email, the form on this website, and the security cameras.
The website form asks for your name, email, telephone if you give it, your child’s age, the campus and your message. Those details are used to answer the request you made. They are not needed in order to read the public pages.
04Why the school uses personal data
The main use is to teach the pupil, follow their development and keep them safe while they are at school.
Some of this is required to perform the education contract with the family: admission, classes, assessment, reports and fees. Some of it meets a school’s legal, tax and employment duties.
Other uses rely on the school’s legitimate interests, where the child’s rights do not override them:
- checking identity during admission and keeping a contact for a later place, if the family asks;
- arranging transport, meals and activities the family has requested;
- writing to parents about the pupil’s progress;
- organising school meetings and events;
- reviewing and improving how the school works;
- entering the pupil for external examinations and reporting the results;
- giving or receiving school information from a previous or next school;
- using images for internal school life, such as class identification and the yearbook;
- protecting people and property with cameras;
- preventing and detecting serious incidents and assisting authorities when the law requires it;
- recovering unpaid fees;
- taking legal, accounting or insurance advice.
The school also uses data where it is necessary to protect the pupil’s vital interests, for example in a medical emergency, and where there is consent. Consent is the basis for photographs and film used on the website, on social media or in other public materials. It can be withdrawn at any time, without affecting the pupil’s place.
Health and learning-support data are used only as far as needed to support and protect that pupil, under education law and, in an emergency, to protect vital interests. Only the people who look after that pupil can see them. They are not published.
There are no automated decisions and no profiling that produces a legal effect.
05Who personal data may be shared with
Most data stay inside the school and are seen only by people who need them for their role. Where another organisation handles data for the school, it does so on written instructions and with a duty to keep them secure. That is the case for:
- the provider that handles payroll and accounting for the school;
- the provider of the school management system and of pupil email. If those data leave the European Economic Area, the school uses a safeguard required by the GDPR;
- the provider that views the camera images for the school.
The school also passes data on, where it is necessary, to:
- health or learning-support professionals working with the pupil, where the family or the law so requires;
- education, tax, child-protection or police authorities, where the law requires it;
- the examination bodies for the pupil’s qualifications;
- a previous or next school, for the pupil’s record;
- the school’s lawyers, insurers and accountants;
- courts or debt collectors, if fees are unpaid.
The school does not sell personal data and does not use family email addresses to build advertising audiences on social networks.
Cameras are for the safety of people and property. In a school, the law allows them only on the outside perimeter, at entrances, and in rooms where equipment needs special protection. They are not used to monitor how staff work, and they do not record sound while the building is open. Where a camera operates, the sign reads: “Este local encontra-se sob vigilância de um circuito fechado de televisão.” Images are normally kept for no more than 30 days.
06How long the school keeps personal data
- An enquiry that does not become an enrolment: only as long as needed to reply and for a short follow-up.
- The pupil’s school file: for the time the child attends and for the further period required for a school archive.
- Invoices and payment records: for the applicable tax period.
- Photographs used with consent: until consent is withdrawn, or until the date written on the form.
- Camera images: normally no more than 30 days, unless a recording must be kept as evidence of a specific incident.
- The pupil’s school email: while the pupil attends.
Cookies that are strictly necessary for the site to work and for the form to be sent do not need consent. Any other cookie is used only after consent, under Law 41/2004. The list of cookies is in the Cookie policy.
07Keeping in touch
The school may use family contact details for information about school life, meetings and the pupil’s activities. It may also send news about the school. You may object to promotional messages at any time by writing to rgpd@primeschool.pt. An objection does not stop messages that are needed about a pupil who is still enrolled.
After a pupil leaves, the school keeps what the law and the school archive require. It may keep a minimal record so that it does not write again to someone who has asked not to be contacted.
08Your rights
You, or the person with parental responsibility, have:
- the right of access to the data the school holds;
- the right to correct data that are wrong;
- the right to erasure, in the situations the law provides;
- the right to restrict processing and, where the basis is consent, to withdraw it;
- the right to data portability, where the basis is the contract or consent;
- the right to object, on grounds relating to your situation, where processing is based on legitimate interests, and always in the case of promotional contact.
These rights are not absolute. The school may refuse a request where the law allows it, and will explain why. It replies within the legal time limit. It may need to confirm the identity of the person asking.
To use these rights, write to rgpd@primeschool.pt or to the Director, Edite Reina Costa, direcao@primeschool.pt.
You may lodge a complaint with the Portuguese data protection authority, Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), www.cnpd.pt, Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa.
Last updated: September 2026.
01Quem somos e a finalidade desta declaração
A Prime School é o nome das escolas. Estoril e Sintra têm o mesmo NIF. Quem responde pelos dados é a empresa de cada campus:
| Campus | Responsável |
|---|---|
| Estoril International Anglo American School Rua Antoine de Saint-Exupéry, s/n, Alapraia, 2765-043 Estoril | Springdomain, Lda. NIF 510133673 Sede: Rua Mestre Neves, n.º 20, 2710-422 Sintra |
| Lisboa Heritage International School of Lisbon Rua Carlos Lobo d’Ávila, n.º 4, 1700-099 Lisboa | Young Criterion, Lda. NIF 515982830 |
| Sintra Infanta D. Maria de Portugal – Prime School of Portugal Rua Mestre Neves, n.º 20, Portela de Sintra, 2710-422 Sintra | Springdomain, Lda. NIF 510133673 A mesma entidade do Estoril |
O site www.primeschool.pt é explorado pela Springdomain, Lda. Uma mensagem sobre Lisboa é tratada pela Young Criterion, Lda. Uma mensagem sobre o Estoril ou Sintra é tratada pela Springdomain, Lda.
Esta declaração explica como a escola recolhe, usa e conserva dados pessoais de alunos atuais, antigos e candidatos, e dos pais, encarregados de educação ou tutores. Os trabalhadores têm uma informação própria, entregue com o contrato.
Aplica-se em conjunto com o contrato de ensino, a declaração de consentimento de imagem e as regras de videovigilância afixadas na escola. Pode ser atualizada para se manter conforme à lei.
02Que informações são recolhidas sobre alunos e pais
A escola pode tratar:
- nome e contactos do aluno, dos pais, de quem paga as propinas e de quem deve ser avisado em caso de urgência;
- data de nascimento e documentos de identificação necessários à matrícula;
- escolas anteriores, assiduidade, comportamento, avaliações, relatórios e resultados de exames;
- dados de saúde, alergias, medicação necessária à segurança do aluno, necessidades de suporte à aprendizagem e, quando for relevante para o acompanhamento, informação sobre a organização familiar;
- correspondência com a família;
- dados de propinas e de pagamento;
- fotografias e filmes das atividades da escola;
- imagens das câmaras de videovigilância.
A escola não pede, para a vida escolar corrente, dados de religião, de origem étnica nem dados biométricos. Não há identificação de alunos por impressão digital ou reconhecimento facial.
03Como a escola recolhe as informações
Em regra, os dados vêm da própria família. Também podem vir de uma escola anterior, de um profissional que acompanha o aluno, ou de uma autoridade, quando a lei o permite.
As vias principais são a candidatura e a matrícula, o dia a dia na escola, o programa de gestão escolar, o email institucional do aluno, o formulário deste site e as câmaras de segurança.
No formulário do site pedimos o nome, o email, o telefone se o indicar, a idade da criança, o campus e a mensagem. Esses dados servem para responder ao pedido que nos fez. Não são necessários para ler as páginas públicas.
04Porque é que a escola trata os dados
A utilização principal é ensinar o aluno, acompanhar o seu desenvolvimento e garantir a sua segurança enquanto está na escola.
Parte deste tratamento é necessária para executar o contrato de ensino com a família: admissão, turmas, aulas, avaliação, relatórios e propinas. Outra parte cumpre obrigações legais de uma escola, fiscais e laborais.
Outras utilizações assentam no interesse legítimo da escola, quando não prevalecem os direitos da criança:
- confirmar a identidade no processo de admissão e guardar o contacto para uma vaga futura, se a família o pedir;
- organizar transporte, refeições e atividades, quando a família os contrata;
- comunicar com os pais sobre o progresso do aluno;
- organizar reuniões e eventos da escola;
- avaliar e melhorar o funcionamento da escola;
- permitir que o aluno faça exames externos e que os resultados lhe sejam comunicados;
- dar ou receber informações escolares a uma escola de origem ou de destino;
- usar imagens no dia a dia interno da escola, como identificações de turma e o anuário;
- proteger pessoas e bens através das câmaras;
- prevenir e detetar incidentes graves e colaborar com as autoridades quando a lei o exige;
- cobrar propinas em atraso;
- obter aconselhamento jurídico, contabilístico ou de seguros.
Tratamos dados também quando é preciso proteger interesses vitais do aluno, por exemplo numa urgência médica, e quando há consentimento. O consentimento é a base das fotografias e filmes usados no site, nas redes sociais ou noutros materiais públicos. Pode ser retirado a qualquer momento, sem afetar a vaga do aluno.
Os dados de saúde e de suporte à aprendizagem são tratados só na medida necessária para acompanhar e proteger aquele aluno, ao abrigo da lei de educação e, em emergência, da proteção de interesses vitais. Só os vê quem precisa deles para essa função. Não são publicados.
Não há decisões automatizadas nem definição de perfis com efeito jurídico sobre o aluno.
05Com quem os dados podem ser partilhados
Na maior parte dos casos, os dados ficam na escola e só são vistos por quem precisa deles para a sua função. Quando uma entidade trata dados por conta da escola, fá-lo com instruções escritas e com dever de segurança. São esses os casos de:
- quem trata vencimentos e contabilidade, por conta da escola;
- quem fornece o programa de gestão escolar e o email do aluno. Se esses dados saírem do Espaço Económico Europeu, a escola usa uma garantia exigida pelo RGPD;
- quem vigia as imagens das câmaras, por conta da escola.
A escola também comunica dados, quando é necessário, a:
- profissionais de saúde ou de apoio educativo que acompanhem o aluno, se a família ou a lei o determinar;
- autoridades de educação, fiscais, de proteção de crianças ou policiais, quando a lei o exige;
- as entidades de exames da qualificação do aluno;
- a escola de origem ou de destino, para o percurso do aluno;
- advogados, seguradores e contabilistas da escola;
- tribunais ou quem cobra dívidas, se as propinas não forem pagas.
A escola não vende dados pessoais e não usa os emails das famílias para criar públicos de publicidade nas redes sociais.
As câmaras servem a proteção de pessoas e bens. Numa escola, a lei só as permite no perímetro exterior, nos acessos e nos espaços com equipamentos que exijam proteção especial. Não servem para controlar o desempenho dos trabalhadores e não captam som enquanto o edifício está aberto. Onde há câmara, o aviso diz: «Este local encontra-se sob vigilância de um circuito fechado de televisão.» As imagens conservam-se, em regra, não mais de 30 dias.
06Durante quanto tempo a escola conserva os dados
- Um pedido de informação que não segue para matrícula: só o tempo de responder e de um contacto breve.
- O processo do aluno: durante a frequência e pelo prazo posterior exigido para o arquivo escolar.
- Faturas e registos de pagamento: pelo prazo fiscal aplicável.
- Fotografias usadas com consentimento: até o consentimento ser retirado, ou até à data escrita na declaração.
- Imagens das câmaras: em regra não mais de 30 dias, salvo uma gravação guardada como prova de uma ocorrência concreta.
- O email da escola do aluno: enquanto o aluno frequentar.
Os cookies estritamente necessários para o site funcionar e para o formulário ser enviado não dependem de consentimento. Qualquer outro cookie só é usado depois de consentimento, nos termos da Lei n.º 41/2004. A lista dos cookies está na Política de Cookies.
07Manter o contacto
A escola pode usar os contactos da família para informações sobre a vida escolar, reuniões e atividades do aluno. Pode também enviar notícias da escola. Pode opor-se a mensagens de divulgação a qualquer momento, escrevendo para rgpd@primeschool.pt. A oposição não impede os avisos necessários sobre o aluno que está a frequentar.
Depois da saída, a escola conserva o que a lei e o arquivo escolar exigem. Pode manter um contacto mínimo para não voltar a enviar comunicações a quem pediu para não as receber.
08Os seus direitos
O titular, ou quem exerce as responsabilidades parentais, tem:
- direito de acesso aos dados que a escola tem;
- direito de retificação, se estiverem errados;
- direito de apagamento, nas situações previstas na lei;
- direito de limitar o tratamento e, quando a base for o consentimento, de o retirar;
- direito de portabilidade, quando a base for o contrato ou o consentimento;
- direito de oposição, por motivos relacionados com a sua situação, quando o tratamento assentar no interesse legítimo, e sempre que se trate de divulgação.
Estes direitos não são absolutos. A escola pode recusar um pedido quando a lei o permite, e explica porquê. Responde no prazo legal. Pode ser preciso confirmar a identidade de quem pede.
Para exercer estes direitos, escreva para rgpd@primeschool.pt ou para a Diretora, Edite Reina Costa, direcao@primeschool.pt.
Pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), www.cnpd.pt, Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa.
Última atualização: setembro de 2026.
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